Korzystasz z arkusza kalkulacyjnego?

Poznaj trzy niestandardowe funkcjonalności excela, które uproszczą Ci prowadzenie biznesu.

W Localhost Software House tworzymy między innymi wtyczki i aplikacje, które mają automatyzować rozmaite procesy. Czasem jednak korzystamy z gotowych rozwiązań, które świetnie usprawniają pracę. Niektóre nie są oczywiste – dlatego dziś chcemy się z Tobą nimi podzielić. 

Excel jest dobrym narzędziem do przechowywania danych oraz kosztów firmy – to wszyscy wiemy. Ale z istnienia niektórych, mniej standardowych opcji excela wiele osób nie zdaje sobie sprawy. Przygotowaliśmy więc listę trzech funkcjonalności excela o których mogłeś/aś nie słyszeć, a w naszym przypadku ułatwiły one prowadzenie biznesu. Dowiedz się, jak pomogą i Tobie!

1. Lista rozwijana

Przy powtarzalnych danych prawdziwą plagą są literówki.

Jak temu zaradzić? Wystarczy stworzyć gotową listę danych, które są powtarzalne i wtedy stworzyć tak zwaną listę rozwijaną. Gotową już listę możemy kopiować i nie trzeba już martwić się, że wystąpi jakiś błąd w danych.

Instrukcję znajdziesz tutaj – Tworzenie listy rozwijanej.

2. Obliczanie ceny brutto

W firmie jest duża szansa, że pracownicy pracują na różnych umowach (np. UZ, B2B, UOP…). Co prawda zawsze można mnożyć ich dochody w celu otrzymania ceny brutto, ale w tym przypadku trzeba starać się nie popełniać żadnych błędów 🙂

Jak to usprawnić?

Możesz skorzystać tutaj z funkcjonalności z poprzedniego punktu (lista rozwijana), aby każdy miał przyporządkowany prawidłowy typ umowy. W kolejnym kroku trzeba pobrać informację, jakie każda umowa ma opodatkowanie i zależnie od typu umowy – pomnożyć dochód osoby o wysokość podatku. Wtedy otrzymasz funkcję, która potrzebuje wprowadzenia tylko dwóch wartości (typ umowy i dochód osoby), żeby otrzymać końcowy wynik.

3. Sumowanie pól zależnie od koloru

Ostatni punkt uważam za najbardziej przydatny i zarazem najtrudniejszy do zaimplementowania w excelu. Jaki mamy cel w kolorowaniu pól i jak to działa? 

Można utworzyć niestandardowy skrypt, dzięki któremu wartości sumują się zależnie od koloru komórki. Przyłóżmy, że koszty w firmie rozkładają się na 3 rodzaje – opłacone, do opłacenia i te które nie zostaną opłacone z jakiegoś powodu. A więc do każdego z tych rodzajów możemy dodać kolory (dla opłaconego zielony, potem żółty i na końcu czerwony). W tym momencie możemy wykonać skrypt który oblicza sumę pól zależną od koloru i wiemy ile pieniędzy zostało opłaconych, ile jest do opłacenia i ile opłacone nie zostaną.

Jeżeli ciekawi Cię ten skrypt i chciałbyś go zaimplementować u siebie, to tutaj znajduje się poradnik (w języku angielskim), jak go wykonać:

Podsumowując, dzięki powyższym funkcjonalnościom nie oszczędzisz magicznych 20 godzin w tygodniu. Pozbędziesz się za to niepotrzebnego stresu i unikniesz konieczności poprawiania wielu błędów. Wystarczy że napiszesz jedną rzecz raz, a dobrze i wystarczy to aż do momentu, aż nie znudzi Ci się używanie excela 🙂

Napisz do nas i zyskaj niezobowiązującą wycenę swojego projektu!

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Ul. Hugo Kołłątaja 6/3, 20-006 Lublin

Numer telefonu

+48) 535 000 959

Mapa